Изисквания към онлайн търговците, кога Ви трябва касов апарат и какво се случва, когато продавате лични вещи в социалните мрежи.

Онлайн търговията в България расте всяка година – и с нея растат и въпросите. Кога съм „търговец” и кога просто продавам стари дрехи? Трябва ли ми касов апарат за сайта ми? Какво представлява този т.нар. „одиторски файл“, за който съм чувал да се говори? А ако приема плащане с куриер – има ли значение кой куриер? Целта на тази статия е да Ви спести часовете ровене в Наредба Н-18 и да Ви даде ясна представа за основните неща. Ще се спра както на правилата за бизнесите с електронни магазини, така и на често пренебрегвания въпрос за физическите лица, които продават през Facebook, Vinted, OLX или Bazar.bg и подобни платформи. Темите са горещи и към момента, в който пиша тази статия, законодателството е особено активно в тази насока.

Какво е електронен магазин според закона?

Първото нещо, което трябва да изясним, е разликата между сайт с обяви или с реклами на ваши продукти и истински електронен магазин. Това не е семантичен спор – има реални последици.

Според Наредба Н-18, „електронен магазин” е софтуер, достъпен през интернет браузър или мобилно приложение, чрез който се извършва продажба на стоки или услуги посредством сключване на договор от разстояние. Той трябва да предоставя на клиента възможност за избор чрез потребителска кошница (количката за покупки на сайта), въвеждане на данни за доставка и избор на метод за плащане. С други думи – самата сделка се случва на сайта.

Платформи като OLX, Bazar.bg и подобните им не са електронни магазини в смисъла на закона – те са обяви. Самата сделка между купувача и продавача се случва извън платформата (по телефон, чрез лично съобщение, при среща). Това означава, че платформата не дължи нищо на НАП за всяка обява, но самият продавач може да дължи. Защото ако продавате системно с цел печалба – Вие сте търговец, без значение къде сте поставили обявите. И тогава вече започват да важат правилата, които ще разгледам по-долу.

Регистрация в НАП – задължителна, но не за всички

Ако извършвате продажби чрез електронен магазин и приемате плащания, за които се изисква издаване на фискален бон, сте длъжни да подадете информация в НАП преди започване на дейността. Ако приемате само плащания, за които не се изисква фискален бон (например само банков превод или само ППП), подаването не е задължително, но е допустимо по желание. Това става онлайн, с квалифициран електронен подпис (КЕП), през портала за електронни услуги на НАП, по реда на Приложение № 33 към Наредба Н-18. Подаването може да бъде извършено и от Вашия счетоводител, ако му предоставите необходимите данни.

Какво се подава? Накратко – наименование и домейн на магазина, данни за фирмата или физическото лице, информация за софтуера и платформата (Shopify, WooCommerce, OpenCart и т.н.), къде е хостингът, къде се съхранява базата данни, вид на продаваните стоки или услуги. При промяна на което и да е от тези обстоятелства – имате 7-дневен срок, за да я отразите в НАП. Същото важи и при прекратяване на дейността.

Има обаче и важно изключение. Ако приемате плащания само по банков път или само чрез пощенски паричен превод, не сте задължени да се регистрирате (защото при тези плащания не се изисква касов бон). Можете да го направите доброволно, но законът не Ви принуждава. В практиката си обаче често препоръчвам регистрация и в такива случаи, макар законът да не я изисква – не защото иначе не бихте били изрядни, а защото така по-лесно се избягват последващи въпроси и обяснения относно начина на плащане и причината да не сте подали информация.

Касов апарат – истина или мит за онлайн магазина?

Тук е едно от най-разпространените заблуждения. Много хора са убедени, че за да имат електронен магазин, задължително им трябва касов апарат. Истината е по-нюансирана.

Общото правило е: всяка продажба трябва да бъде регистрирана с фискален бон от касов апарат. Но има изключения, и точно при е-магазините те са значителни. Касов апарат НЕ Ви е нужен в следните случаи:

• Когато приемате плащания само по банков път (превод по сметка);
• Когато приемате плащания само чрез пощенски паричен превод (ППП) – повече за това в следващата секция;
• Когато приемате плащания само с дебитна или кредитна карта в неприсъствена среда И ползвате алтернативен режим за отчитане – т.нар. електронни касови бележки;
• Когато клиентът плаща чрез PayPal или подобна услуга от наличност по платежна сметка.

Две важни уточнения:

• Когато плащането минава през доставчик на платежни услуги, решаващ е конкретният източник на средствата и начинът на плащане от клиента. Ако плащането е чрез прехвърляне на средства от платежна сметка, може да не се изисква фискален бон; ако обаче клиентът плаща с карта, обикновено се прилагат правилата за неприсъствени картови плащания и трябва да се прецени дали се използва касов апарат или алтернативният режим.
• „Неприсъствена среда” означава, че клиентът въвежда данните на картата си дистанционно през онлайн форма, а не присъствено на физически POS терминал. При обикновен е-магазин това е стандартът.

Касов апарат Ви е нужен обаче, ако приемате плащания, които включват „в брой” – например при наложен платеж от куриер, който не е лицензиран пощенски оператор за пощенски парични преводи. И тук стигаме до един от най-честите казуси, в които клиенти се оказват санкционирани – защото са мислили, че имат ППП, а всъщност са имали „наложен платеж в брой”.

Пощенски паричен превод (ППП) – защо е важно да разбирате разликата

Пощенският паричен превод е специфична регулирана услуга, при която клиентът внася сумата в наличност в офис на пощенски оператор, а операторът я превежда по електронен път на търговеца. Това е дефинирано в Закона за пощенските услуги, и точно тази услуга се ползва с привилегията да не изисква касов бон.

За да е валиден ППП, са нужни две неща: куриерската фирма да е лицензиран пощенски оператор за ППП, и Вие като търговец да имате сключен договор именно за тази услуга с нея. Еконт и Спиди имат такива лицензи, но самият факт, че ползвате техните услуги, не означава автоматично, че всяко плащане е ППП. Ако нямате договор за ППП и просто получавате „наложен платеж”, сумата се третира като плащане в брой – а това вече изисква касов бон.

При ППП търговецът е длъжен да предостави на клиента документ в хартиен или електронен вид, съдържащ най-малко реквизитите по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 от Наредба № Н-18 – например данни за търговеца, за продадените стоки или услуги, общата сума и начина на плащане.

Алтернативен режим и одиторски файл

Ако продавате с карти и не искате касов апарат, можете да ползвате т.нар. алтернативен режим за регистриране и отчитане на продажбите. Това означава, че вместо фискален бон, Вашият софтуер генерира електронен документ за продажба (наричан разговорно „електронна касова бележка”), който се изпраща на клиента по имейл. Този документ има точно определени реквизити в Наредбата, така че не е достатъчно да си направите PDF с фактура – нужен е специализиран софтуер.

Това обаче не е цялата работа. Ежемесечно Вие сте длъжни да подавате в НАП стандартизиран одиторски файл в XML формат (по Приложение № 38). Той съдържа информация за всички продажби и доставки за съответния месец. Без този файл, електронните бележки нямат смисъл – с други думи, одиторският файл и електронната бележка работят като комплект. Дойдат ли да Ви проверяват от НАП, и едното без другото не върши работа.

И малко уточнение, защото често ги бъркат – одиторският файл НЕ е същото като СУПТО. СУПТО (Софтуер за управление на продажбите в търговски обект) е специфична категория софтуер, която при алтернативния режим на е-магазините не е задължителна. Това е едно от облекченията, които наредбата прави за онлайн търговците. На пазара има няколко решения, които автоматизират процеса с електронните бележки и одиторския файл (без да правя конкретна препоръка – проверете кое пасва на Вашата платформа).

Продажба на лични вещи в социалните мрежи – къде е границата?

Тук влизаме в сива зона, в която много хора се чувстват несигурно – и с основание. Не сте сами в това объркване.

Принципното правило е следното: доходите от продажба на лични вещи, които сте закупили за лично потребление, са освободени от облагане по чл. 13, ал. 1, т. 2 от ЗДДФЛ. Тоест ако продавате старите си дрехи във Vinted, мебели по Facebook Marketplace или книги в OLX – по правило не дължите данък. Това е добрата новина.

Лошата новина е, че границата между „лична продажба” и „търговска дейност” не е толкова ясна, колкото изглежда. НАП преценява не само обема, но и характера на дейността – системност, повторяемост, дали стоките са закупени с цел препродажба, дали се произвеждат от Вас. Ако купувате стоки от Aliexpress и ги продавате с печалба – Вие сте търговец, без значение че сте на Facebook. Ако правите ръчно изработени бижута и ги продавате системно – Вие сте упражняващ занаят (по Закона за занаятите) и доходите Ви са облагаеми. Дори ако сте художник, който продава творбите си онлайн – тези доходи са облагаеми по ЗДДФЛ.

От 2024 г. в България (и в целия ЕС) действа още нещо много съществено – DAC7. По силата на тези правила платформите в обхвата на режима могат да подават до НАП информация за определени продавачи, извършващи продажби чрез тях. В практиката често се посочват прагове от 30 сделки или 2 000 евро годишно, но конкретното приложение зависи от правилата за съответната платформа и статута на продавача. Тоест, ако продавате активно през платформи като Vinted, OLX, Amazon, eBay, Facebook Marketplace, Etsy и други подобни, е напълно възможно НАП да получи информация за дейността Ви директно от платформата. Това не означава автоматично, че дължите данък – ако наистина продавате лични вещи, освобождаването може да остане приложимо. Но означава, че е добре да сте готови да обясните характера на тези продажби, ако бъде поискана допълнителна информация.

Облагаемите доходи от онлайн продажби не винаги се декларират в едно и също приложение към годишната данъчна декларация – това зависи от характера на дейността. При дейност по занятие като търговец се попълват в Приложение № 2 на годишната данъчна декларация до 30 април на следващата година.

Кратък преглед на данъците

Без да навлизам в детайли (за всеки от изброените данъци може да се напише отделна статия), ето накратко основните данъци, които касаят онлайн търговците:

• Корпоративен данък – ако сте регистрирали ЕООД или ООД, дължите 10% върху печалбата.
• ДДС – задължителна регистрация при достигане на годишен оборот в страната от 51 130 евро (за повече подробности относно новите правила за 2026 г. вижте предишната ми статия за промените в ДДС регистрацията).
• OSS режим – ако продавате стоки на крайни потребители в други държави членки на ЕС над определени прагове, можете да ползвате единния режим, за да не се регистрирате по ДДС във всяка отделна държава.
• ДДФЛ – ако сте физическо лице и извършвате облагаема стопанска дейност, доходите Ви подлежат на облагане по ЗДДФЛ. Самото достигане на прагове, свързвани с DAC7, не създава автоматично данък, а може да доведе до обмен на информация с НАП.

В заключение

Ако планирате да стартирате електронен магазин или вече имате такъв, направете няколко неща още в началото:

• Проверете дали Вашият сайт е „електронен магазин” по смисъла на Наредба Н-18 или само рекламна страница;
• Уточнете какви методи на плащане ще приемате – това определя дали Ви трябва касов апарат, ППП договор, или алтернативен режим;
• Преди старт на дейността, проверете дали за Вашия електронен магазин възниква задължение за регистрация в НАП по Приложение № 33;
• Ако ползвате наложен платеж, уверете се, че имате договор за ППП с лицензиран пощенски оператор – не приемайте за даденост, че всеки наложен платеж е ППП;
• Ако продавате лично през платформи – следете обема и броя сделки, особено когато продажбите започнат да доближават често посочваните прагове от 2 000 евро или 30 сделки годишно.

При онлайн търговията най-голямата грешка не е, че не знаете закона, а че приемате, че той „няма да се отнася точно за Вас“. А обикновено именно начинът на плащане, честотата на продажбите и реалният модел на дейността решават дали сте просто случаен продавач или вече попадате в режим на търговска дейност. Затова не оставяйте тези въпроси за „по-нататък“. По-добре е да направите правилната преценка преди старта, отколкото да обяснявате след това защо не сте го направили.

В кратка статия не могат да бъдат обхванати всички практически хипотези. Особено при продажби от физически лица, при смесени методи на плащане и при международна онлайн търговия, правилният отговор често зависи от конкретните факти. Затова при конкретен казус най-разумният подход е да се направи предварителна преценка с Вашия счетоводител, а не проблемът да се решава едва след възникване на санкция или спор с администрацията.

Източници:

Национална агенция за приходите – Изисквания към е-търговците

Национална агенция за приходите – Търговия в интернет и е-магазини

Министерство на икономиката, инвестициите и индустрията – Управление на онлайн поръчки и продажби

Наредба № Н-18 в Lex.bg – Пълен текст на наредбата