Фактурата е дефинирана, като данъчен документ по смисъла на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) в глава единадесета от закона. Такива са още известието към нея (дебитно или кредитно), както и протокола издаден по закона (чл. 117). В чл. 113 от закона са изброени случаи, в които сме задължени да издадем фактура, както и кога можем да не издадем. 

„Всяко данъчно задължено лице – доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това освен в случаите, когато доставката се документира с протокол по чл. 117“

В чл. 114 е описано какво задължително трябва да съдържа една фактура (наименование, десетразряден номер, дата, име и адрес на доставчик и т.н.). 

Много хора, които правят бизнес изобщо не посягат до такава суха материя, каквато е в определени закони, в нашия случай – ЗДДС. Те разчитат някой просто да им обясни какво да правят. За това ще  дам следното обяснение: Фактурата от гледна точка на търговеца е документ, който се издава на купувача за да си вземи парите от дадена сделка. Същата го задължава да начисли и определи какви данъци дължи към държавата. От гледна точка на НАП, това е документ, с който данъчно задълженото лице трябва да начисли данък добавена стойност и да го добави към сумата на сделката, естествено ако е регистриран по същия закон. Забележете, че единствено и само с изброените по-горе данъчни документи може да се начисли данък добавена стойност. Това не може да се случи, нито с договор и/или ордер, нито с разписка, нито с протокол за прихващане на надплатени суми и/или каквото още се сетите.

Един от най-често срещаните случаи, които ни объркват е депозита. Отворете закона и потърсете думата депозит – няма я. Какво да правим, ако подпишем договор за наем и искаме да получим депозит от наемодателя? Да видим какво е депозит и за какво искаме тези пари. Това е сума, често определяна на база месечния наем. Това са средства, с които да си гарантираме, че при евентуални щети по имота ще се компенсираме. Това може и да е сума, която евентуално ще приспаднем с последните дължими наеми или ще върнем на наемателя при изтичането на договора за наем. Въпрос на договорка между страните. Ключовото тук е „евентуално“, т.е. нищо още не се е случило. Ето това е просто определение на сложната думичка в закона – „данъчно събитие“. Няма „случка“, няма данъчно събитие. Следователно за депозит не се издава фактура, с която да начислим данък добавен стойност. Платеният депозит се доказва с разписка или ордер към договора за наем, ако е платен в брой или със самото банково извлечение, ако е платен по банков път.

С горното обяснение ясно се разбира, защо депозита не бива да се бърка с аванс. Авансовото плащане винаги касае нещо, което започва да се случва и за което продавачът фактурира авансово за направеното плащане (имаме данъчно събитие). Респективно аванс без плащане не може да съществува. Фактурира се аванс само при плащане.

Друг интересен случай е при плащане на неустойка. Неустойката е разплащане между контрагенти, с което те се обезщетяват при условие на некоректност, цялостно неизпълнение, некачествено изпълнение, забава или всяко нарушение на съглашението.  Например, страната възложител фактурира, образно казано, етап в изпълнение на даден договор, изпълнителят плаща. Фактурира следващ етап, изпълнителят плаща. Установяват се обаче нередности в изпълнението. Трябва ли да има данъчен документ (кредитно известие) за тези нередности от страна на изпълнителя? Тук законът е ясен – неустойката не е възнаграждение, следователно не се издава данъчен документ. Не се издава и данъчен документ за цялостно неизпълнение, защото просто няма данъчно събитие.

За повече конкретни казуси по темата, както и за повече детайли се обърнете към Вашия счетоводител.