Преглед на най-честите грешки при трудов договор — от разликата бруто–нето и минималните осигурителни прагове до класа за стаж, отпуск и електронния трудов запис.

Кандидат за работна позиция и работодател се разбират за една сума, а резултатът на практика е съвсем различен. Защо? Отговорът почти винаги е в разликата между брутна и нетна договорена сума — но и не само. Зад формирането на работната заплата се крият още няколко неща, които масово изненадват хората: минималните осигурителни прагове, класът за стаж и новото, доста по-стриктно електронно деклариране пред НАП. В тази статия ще се опитам да ги подредя практически, така, както изникват в реалната работа.

Накратко: статията е полезна най-вече за работодатели, управители и хора, които предстои да бъдат назначени. Тя показва къде най-често се получават разминавания при договаряне на заплата, осигуряване, признаване на стаж, отпуск и подаване на данни към НАП.

Бруто, нето и защо се разминават

Когато се договаря заплата, първият въпрос, който винаги задавам, е: това бруто ли е, или нето? Защо това е най-важният въпрос в началото! Защото разликата не е малка. При някои работодатели е наложена в практиката брутната заплата, при други нетната, а не рядко в сметките влиза и пълният заложен бюджет за новото работно място. От брутната заплата се удържат осигуровките за сметка на работника и данъкът върху дохода — това, което остава, е нетното, „парите в джоба“. Отгоре на брутната сума работодателят плаща и своите осигуровки, така че реалният му разход е още по-висок от брутото.

Затова „нето 2000“ и „бруто 2000“ са две съвсем различни неща — и за служителя, и за бюджета на работодателя. Именно това несъответствие поражда повечето недоразумения при постъпване. Най-правилният начин да се види точната картина е да се сметне в двете посоки — от бруто към нето и от желано нето към нужното бруто. За това направихме и калкулатор за работна заплата в раздела „Калкулатори“ на сайта. В него вградихме не само базовите изчисления, но и по-сложните случаи, за които ще стане дума по-долу.

Първо попитайте: бруто или нето? Изглежда дребно, но е най-честият източник на спорове при назначаване. „Договорихме 3000“ означава едно, ако е бруто, и съвсем друго, ако е нето — при нето сумата се „изкачва“ обратно през данъка и осигуровките, за да се стигне до нужното бруто. Уточнете го изрично още в началото, и то писмено.

Минималният осигурителен доход — втората изненада

Дори когато страните се договорят за заплата, осигуровките не могат да се смятат върху каквато и да е сума. За много професии има минимален осигурителен доход, определен по Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД) и по икономическа дейност, под който не се слиза, независимо от договореното. Затова се случва работодател да мисли, че наема на минимална заплата, а реалният му осигурителен разход да излезе по-висок.

Има и таван — максимален осигурителен доход, над който вноски не се дължат.

Практически пример: ако за конкретната длъжност минималният осигурителен доход е по-висок от договорената заплата, осигуровките се изчисляват върху по-високата база, определена от съответния праг. Така работодателят може да има по-голям разход от очаквания, дори когато възнаграждението изглежда договорено „на минимална заплата“.

Класът за стаж и „вграденият“ стаж

Към основната заплата се дължи и допълнително възнаграждение за трудов стаж и професионален опит — така нареченият „клас“. Минималният му размер по наредба е 0,6% от основната заплата за всяка година признат стаж, а работодателят може да определи и по-висок процент. Кой стаж се признава и в какъв размер е обикновено допълнителна договорка между работодателя и работника, но при условия съобразени с наредба (стаж на същата, сходна или със същия характер работа).

Все по-често виждам работодатели, които в правилата си за работната заплата признават стажа от предишни работодатели, но решават да го „вградят“ в договорената заплата при постъпване, вместо да го добавят отгоре. Тоест уговорката е „5000, със стажа вътре“, а не „основна плюс клас отгоре“. И тук сметката се обръща наопаки: класът по закон е процент върху основната заплата, а аз имам крайното число и трябва да стигна до основната по обратен път — коя основна заплата, увеличена с процента за съответните години стаж, дава точно уговорената сума.

Пример от практиката: служител с 15 години стаж, за когото е договорено определено възнаграждение „със стажа вътре“. Вместо да събирам основна заплата и клас напред, трябва да разбия крайната сума назад — на основна заплата и добавка за стаж, така че сборът да излезе точно колкото е уговорено. И тук пак изниква въпросът бруто или нето: ако уговорената сума е нето, се добавя още един слой обратно смятане през данъка и осигуровките. Точно това обратно изчисление калкулаторът ни прави — и в двете посоки. Пробвайте го и ще видите колко бързо се стига до точната сметка. Калкулатори – Счетоводна кантора „Николов – ФЕЙД2БЛ“

Практическата поука: щом стажът се „вгражда“ в заплатата, това трябва да е ясно записано в правилата за работната заплата на работодателя и да е приложимо за всички работещи в дружеството. Иначе после се спори дали стажът е бил „вътре“, или „отгоре“ — а това е реален източник на недоразумения при проверка или при напускане.

Договореният отпуск — минимумът и над него

Основният платен годишен отпуск по закон е не по-малко от 20 работни дни. Това е минимум, а не таван — работодателят може да договори повече, и това не е забранено. В ИТ сектора например по-голям брой дни е масова практика, а някои компании увеличават отпуска с всяка година стаж в компанията като начин да задържат хората. Важното е да е ясно, че това е допълнителен, договорен отпуск над законовия минимум — и вече се посочва и в данните които се подават към НАП под формата на електронен трудов запис.

Електронният трудов запис (ЕТЗ) — по-стриктно от всякога

От 1 юни 2025 г. трудовите правоотношения се вписват в Регистъра на заетостта чрез електронен трудов запис (ЕТЗ). Това е далеч повече от старото уведомление към НАП — декларира се подробна информация, а сроковете са кратки и стриктни:

• нов трудов договор — до 3 календарни дни от сключването, като началната дата на изпълнение не може да е по-ранна от датата на декларирането;
• допълнително споразумение — също в 3-дневен срок (при промяна на основната заплата практиката на НАП напоследък допуска и по-ранна дата на влизане в сила);
• прекратяване — до 7 календарни дни.

В записа вече влизат и неща, които преди се пазеха основно в трудовото досие: договореният платен отпуск, а при прекратяване — използваният и неизползваният отпуск, признатият и непризнатият стаж, дължимите обезщетения и други данни. Изводът е един: правоотношението стана далеч по-прозрачно пред НАП, а закъснението или грешката се хващат много по-лесно. Затова информацията от работодателя към счетоводството трябва да идва навреме — пропуснатият срок е нарушение със санкция.

Трудовата книжка остава в миналото

Електронният запис върви ръка за ръка с отпадането на хартиената трудова книжка. В прехода работодателите оформиха и приключиха трудовите книжки, като записаха положения при тях стаж, а занапред данните за трудовата дейност се водят централизирано по електронен път. За служителя това означава по-малко тичане по хартия; за работодателя и счетоводството — повече дисциплина в подаването на коректни данни навреме. Дори последният запис в самата книжка вече не е датата и причината за прекратяване, а бележка за приключването ѝ — например: „Трудовата книжка е приключена на основание §24, ал. 1 от ПЗР на ЗИД на КТ (ДВ, бр. 85/2023 г.)“.

Да не се бърка: трудов договор, ДУК и граждански договор

След като са ясни основните елементи на трудовия договор, идва и другият чест практически въпрос: дали изобщо правилната форма е трудов договор. В практиката често се смесват трудов договор, договор за управление и контрол и граждански договор, а разликите между тях не са само в името.

Тук е може би най-полезното разграничение, защото трите форми постоянно се смесват, а всяка е регламентирана в различна правна и осигурителна рамка:

Трудовият договор е по Кодекса на труда — с работно време, платен отпуск, обезщетения, закрила при уволнение и минимални осигурителни прагове. Договорът за управление и контрол (ДУК) е уреден правно в Търговския закон, а осигурително — в КСО и Закона за здравното осигуряване; той не е по КТ по нито една линия, затова при него няма заложените норми на КТ — работно време, платен отпуск, обезщетение по чл. 224. Разгледал съм го подробно в статията за Договор за управление и контрол. Гражданският договор пък е по Закона за задълженията и договорите — за резултат или услуга, без работно време и отпуск, а осигуряването е по специфичен ред (виж Граждански договор – осигуряване и деклариране).

Разликата не е терминологична дреболия: изборът на форма определя осигуряването, отпуска, обезщетенията и начина на деклариране. Затова, преди да се подпише каквото и да е, си струва да е ясно коя точно форма е — и защо.

Още едно разграничение: годишната декларация по чл. 50

Доходът от трудов договор сам по себе си по правило не се декларира в годишната данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ — данъкът се удържа и годишно изравнява от работодателя. Това е разлика спрямо гражданския договор, при който лицето само декларира дохода си. Внимание обаче: „сам по себе си“ не значи „никога“ — ако лицето има и други доходи (наем, граждански договор, доходи от чужбина) или ползва годишни данъчни облекчения, декларация все пак се подава. Кога точно е нужно, съм описал в Трябва ли да подам годишна данъчна декларация като физическо лице.

Осигурителният статус на лицето — кажете го от началото

И една практическа молба, която пести много корекции: преди да назначим някого, счетоводството трябва да знае целия му осигурителен статус, не само че идва при този работодател. Има ли вече трудов договор сега при друг работодател — тогава осигуряването се разпределя и се следи сумарно спрямо максималния осигурителен доход. Осигурява ли се на друго основание — по ДУК, като самоосигуряващо се лице, като собственик на фирма, дори като пенсионер — това мени какви вноски се дължат и на каква база. Непълната информация в началото води до грешни вноски, надвнасяне или недовнасяне и последващи корекции. Няколко изречения честна информация в началото спестяват много работа после.

„Електронно трудово досие“ в кантората — и защо не е ЕТЗ. Освен задължителния електронен трудов запис (ЕТЗ) към НАП, ние в кантората предлагаме и услугата „Електронно трудово досие“ — безхартиено водене на цялата ТРЗ документация. Това е наш вътрешен начин на организация и обслужване, а не държавната система (ЕТЗ), затова двете не бива да се бъркат. Идеята е проста: щом подаването към НАП вече е дигитално и по-стриктно, и трудовото досие при нас да бъде подредено, достъпно и без камари хартия.

Какво да проверя на практика

• Уточнете изрично дали договорената заплата е бруто или нето — това мени цялата сметка.
• Проверете минималния осигурителен доход за длъжността по НКПД — реалният разход може да е над очаквания.
• Ако стажът се „вгражда“ в заплатата, запишете го ясно в правилата за работната заплата.
• Подавайте данните към счетоводството навреме — сроковете по ЕТЗ са кратки (3 дни за договор/споразумение, 7 за прекратяване).
• Съобщете пълния осигурителен статус на лицето от самото начало (друг ТД, ДУК, самоосигуряване, пенсия).
• Не бъркайте трудовия договор с ДУК и с граждански договор — рамките и задълженията са различни.

Разбира се, в една статия не могат да се обхванат всички практически въпроси около трудовия договор. При конкретен казус — договаряне на заплата, признаване на стаж, деклариране или прекратяване — най-добре е да се консултирате със счетоводителя си предварително, а не след като срокът е пропуснат или данните вече са подадени.

Източници:

Кодекс на труда (чл. 62, 66, 128, 155, 224);

Наредба за вписване в регистъра на заетостта (електронен трудов запис);

Наредба за структурата и организацията на работната заплата (клас за стаж);

НКПД и Наредба за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски; КСО; ЗЗО;

ЗДДФЛ (чл. 50).