Подадохте заявление за регистрация по ЗДДС — и в два през нощта ви хваща притеснение: „А сега какво? Ще дойде ли проверка от НАП? Какви документи ще поискат от мен?“ Тази статия е точно за това. Ще ви покажа какво реално се случва след заявлението — от практиката, след десетки такива регистрации — така че да си напишете домашното предварително и да сте спокойни.

В тази статия ще разгледаме:

• защо НАП прави проверка и защо тя не е обвинение;
• какво да подготвите ПРЕДИ да подадете заявлението — така нареченото домашно;
• как протича самото подаване през сайта на НАП;
• какво иска НАП при проверката и как се пишат писмените обяснения;
• какви документи получавате накрая и коя дата се счита за дата на регистрация.

Първо — спокойно. Проверката от НАП не е обвинение

Най-важното, което искам да кажа още в началото, е това: проверката след заявлението за регистрация не е обвинение и не изхожда от презумпция за виновност. Тя е дължима стъпка. НАП обективно не може да знае всичко за едно дружество — особено ново — и е длъжен да се убеди, че подаденото в заявлението отговаря на действителността.

Погледнато от тази страна, задачата ви е проста: да улесните проверяващия. От другата страна на екрана седи човек, който има десетки такива преписки. Колкото по-ясно и подредено му представите нещата, толкова по-бързо и безпроблемно минава всичко. Няма нищо сложно — има само домашно, което е добре да е написано предварително.

Най-важното накратко: проверката от НАП при ДДС регистрация не е наказание, а проверка на фактите. Ако документите за регистрация по ЗДДС са подготвени предварително, процедурата обикновено минава спокойно и подредено. Целта е НАП да разбере, че подаденото заявление отговаря на реалната дейност на дружеството.

Фаза 0 — преди да подадете заявление за ДДС регистрация: домашното

Тук е сърцето на спокойствието. Всичко, което НАП ще поиска по-късно, може да бъде подготвено предварично. И започва не с документи, а с разговор.

Планирането и откритата комуникация между клиента и счетоводителя са в основата на всичко. Собственикът трябва да сподели плановете си за бизнеса, за да може счетоводителят да предложи правилната данъчна планировка. Кога един бизнес трябва или не трябва да се регистрира по ЗДДС съм разгледал подробно в статията Имате бизнес и не знаете дали да регистрирате фирмата си по ЗДДС. Тук приемам, че решението вече е взето, и се съсредоточавам върху това как да го изпълните гладко.

Има три типични ситуации, и всяка има своите особености.

Случай 1: решението е взето още преди учредяването

Това е най-лесният сценарий. Ако знаете предварително, че ще ви трябва регистрация по ЗДДС, заявявате това желание още при учредяването на дружеството — препоръчително с участието на адвокат, който ще ви бъде полезен и за други бъдещи казуси извън счетоводните. Тогава с вписването на дружеството в Търговския регистър регистрацията по ЗДДС може да се получи без данъчна проверка.

Но има една уловка, която на практика създава проблеми. НАП трябва да знае на кого да връчи акта за регистрация — а това напоследък почти винаги става по електронен път, тоест на имейл. Много често обаче имейлът за контакт, посочен в бързината при учредяването, е на адвоката или някакъв личен адрес, даден между другото с останалите документи.

Как да реагирате правилно: бъдещият управител заявява изрично своя имейл за контакт с НАП още преди регистрацията. Освен това самото вписване се проследява и веднага след него се изготвя нотариално пълномощно на счетоводителя, който от своя страна се декларира пред НАП и вписва там своите имейл и телефон за контакт.

Две ползи от това: първо, счетоводителят следи за акта за регистрация, без да занимава излишно управителя, който има други ангажименти. Второ — и по-важно за в бъдеще — имейлът на счетоводителя фигурира за кореспонденция с НАП от самото начало, така че по-късно не се налага да се добавя допълнително и не се рискува да се изпуснат бъдещи производства или проверки, важни за дружеството.

В този случай регистрацията по ЗДДС минава без проблеми и с почти никакви тревоги за управителя.

Случай 2: доброволна регистрация по време на дейност

Тук отново всичко започва с комуникацията между двете страни и с вече взето решение — този път за доброволна регистрация (по чл. 100 ЗДДС) по време на дейност. Предимството е, че така обикновено се избягва по-задълбочена проверка — предполага се, че дейността и документооборотът, които подлежат на проверка, са по-малки.

Доброволната регистрация най-често е обоснована от предстоящо разширяване на дейността или от бъдеща нужда от друг вид регистрация — например по чл. 97а, която разгледах в ДДС капанът при Booking, Airbnb и реклама в чужбина, режима за малки предприятия и подобни.

И тук идва домашното. Всички документи трябва да са налични преди подаването на заявлението. Управителят делегира това на счетоводителя, за да се съсредоточи върху бизнеса си, а счетоводителят осчетоводява абсолютно всичко, за да състави пълна, разбираема и безгрешна оборотна ведомост.

Какво е оборотна ведомост, на разбираем език: тя е пълната картина на дейността на дружеството към определена дата — крайните салда по счетоводните сметки: касова наличност, банкова наличност, стокови и материални наличности, крайни суми по приходната и разходната част. Тя трябва да е готова и безупречна — ще се връщам към нея няколко пъти, защото е гръбнакът на цялата подготовка.

Освен ведомостта, подгответе предварично и следните справки:

• Справка за оборота по месеци — от практиката, при регистрация през 2026 г. се подготвят оборотите за текущата 2026 г. и за предходната 2025 г. (ако е имало дейност). Трябва да е изрично видно, че прагът за задължителна регистрация не е достигнат. Справката е разбираема, обикновено в Excel, и съдържа минимум: име на дружеството, ЕИК, дата на изготвяне и кой я е изготвил.
• Справка за оборота към Общността (ЕС) — ако има такъв оборот, добре е да е аналогична на предходната. Ако няма — може да се изготви чисто декларативно, в свободен текст, че такъв оборот липсва. Често НАП прилага образец на такава справка към самото искане.
• Анкетен лист (в предходни години) — списък с типични видове дейности, в който проверяваният отбелязва с „да“ или „не“ дали съответстват на неговата дейност.

Силно препоръчителни допълнения преди подаването: окомплектовайте всички издадени (приходни) фактури, а при голям брой — извадете няколко, които най-точно описват дейността ви, заедно с плащанията по по-големите и договорите към тях, ако има такива. Пригответе движението по банковите сметки поне за последните 12 месеца — НАП трябва да е сигурен, че прагът за задължителна регистрация не е бил надвишен преди това. Ако финансирате дейността със заемни средства, пригответе договорите за заем (с финансови или нефинансови дружества, или с физически лица). Добавете лицензи и разрешителни, ако имате, договори с основни доставчици и за наем. За адреса на управление е добре кратко и ясно обяснение — нает ли е, чия собственост е, при нужда и нотариален акт.

Съвет от практиката: не преувеличавайте касовата наличност, която показвате към НАП, доколкото това зависи от вас. Реалистичните числа не повдигат въпроси.

Случай 3: задължителна регистрация по време на дейност

Задължителната регистрация (по чл. 96 ЗДДС) в общи линии изисква същите документи като доброволната — но има няколко критични разлики, и всички те се въртят около срока.

Най-важната разлика — срокът за документите: докато обичайно срокът за представяне на документи е 7 или 14 дни, тук той е само 3 календарни дни, считано от деня, следващ деня на подаване на заявлението (на основание чл. 22, ал. 6 от ДОПК). Три дни не стигат за наваксване — затова домашното трябва да е готово предварително. Това е цялата логика на тази статия.

Освен по-краткия срок, при задължителната регистрация е добре да имате предвид и следното:

• Опис на издадените фактури — при по-голяма дейност е добре да е подготвен предварително (лесен експорт от софтуера или вече воден в Excel). Може да бъде поискан, а за вас е добре да знаете, че лесно можете да го предоставите.
• Оборотна ведомост към датата на подаване — тя може да бъде поискана не към последния календарен месец, а към датата на подаване (тоест към датата на надвишаване на прага). Обърнете внимание на точната формулировка в самото искане.
• Оборот по дни — при задължителната регистрация НАП ще поиска и оборота по дни в месеца на надвишаване на прага, включително самата дата на надвишаване.
• Чуждоезични документи — НАП може да поиска превод. От практиката: за документи на английски обикновено превод не се налага, но имайте едно наум при специфична терминология.

Фаза 1 — подаването на заявлението за регистрация по ЗДДС

Когато домашното е готово, идва подаването — през портала за електронни услуги на НАП, не на гише. Препоръчвам да го направи счетоводителят: предполага се, че има опит, а и оттук нататък кореспонденцията е основно негова грижа.

Планирайте момента: ако можете, подайте заявлението в такова време, в което ще ви е удобно да се справите и с последващия процес — защото сроковете започват да текат от деня, следващ подаването (съответно получаването). При задължителна регистрация планирането е по-трудно, но пак — ако е възможно, направете го.

Ако все пак подавате сами, като собственик, обърнете внимание на няколко полета в заявлението:

• Имейл за контакт при бъдещото производство — препоръчително еднакъв с този, който е деклариран пред НАП.
• Основанието — по кой член искате регистрацията (доброволна, задължителна или специфична). При задължителна се посочва и оборотът след превишаване на прага.
• Качеството на подателя — управител или собственик, пълномощник, или счетоводител.

Към заявлението задължително се прилага справката за оборота от домашното. Може да приложите и другите вече изготвени справки и документи — доколкото сте сигурни в тях. Полза: приложеното към заявлението не се подава повторно по-късно. И най-важното след подаването — следете внимателно кога ще се появи искането от НАП.

Фаза 2 — проверката от НАП и писмените обяснения

Искането пристига на имейла ви — обикновено като линк, който отваряте, и с това автоматично потвърждавате получаването и сваляте файла със самото искане. Удобно е да сте регистрирали отделен, изричен имейл за комуникация с НАП — по-лесно се следи (това го пиша предимно към начинаещите колеги).

По същество искането се състои от две части: документи (заверени копия, на основание чл. 37, ал. 2 и 3 от ДОПК) и писмени обяснения в свободен текст (на основание чл. 56, ал. 1 от ДОПК) — за основната дейност, адресите на обектите, счетоводното обслужване — от кого е поето — наличието или липсата на ВОП/ВОД и услуги към и от ЕС.

Кратка вметка: може на този етап още да нямате договор със счетоводител — това не е никакъв проблем и се декларира именно по този начин; просто трябва да посочите кой води счетоводството ви (позволете ми и една минутка реклама).

Ако сте написали домашното, ще забележите нещо успокояващо: искането по същество иска точно това, което вече сте подготвили.

Как се пишат писмените обяснения

По-опитните колеги имат готови бланки. За тези, които тепърва ще го правят, ето най-важното.

Попълнете коректно кой подава: име на дружеството, ЕИК, трите имена на управителя, имейл и телефон; ако има счетоводител — и неговите три имена, телефон и имейл. Това има значение: за специфични въпроси (лиценз, разрешително, нотариален акт) служителят от НАП може да потърси директно управителя, но за останалите 90% от нещата — справки, разбивки, извлечения — контактът отива към счетоводителя, през чиито ръце е минало всичко. Затова присъствието му е силно препоръчително.

Опишете подробно и до кого е адресирано: име на данъчния служител, пълна длъжност (от опит — за да не понижите случайно някого в ранг), телефон и имейл. Тези контакти често ги няма в самото искане, а в имейла, с който е получено — опишете ги в началото, за да са ви под ръка при допълнителни въпроси в хода на проверката. Цитирайте изрично номера на искането (дълъг е — copy/paste) и запишете датата на получаване.

Тонът на отговорите: отговаряйте точка по точка, огледално на искането — на точка 1 отговаряте в точка 1, на точка 2 — в точка 2. Ясно и без излишни украси. Представете си, че обяснявате на познат човек с какво се занимавате, така че да ви разбере. Отсреща седи човек с десетки такива декларации на ден — не му е нужно есе за строителния или онлайн бизнеса, а ясен, разбираем отговор.

За прегледност приложете опис какви документи придружават обясненията (често се изисква). Полезен трик: преименувайте файловете по точките на искането. Например, ако точка 4 от искането гласи „Представете обобщена оборотна ведомост за 2025 г.“, съответният файл се преименува на „04 Оборотна ведомост 2025.pdf“. Така всичко изглежда подредено и се намира лесно.

След като файлът с обясненията и всички останали документи и справки са готови за подаване, ги подпишете с електронен подпис на представляващия. Ако това е първата ви (или една от първите) проверки и подавате като лице, различно от управителя, приложете и пълномощното.

Важна специфика: при ДДС проверките за регистрация документите почти винаги се подават на имейла на проверяващия — за разлика от обичайните проверки и ревизии, които вървят през сайта на НАП. Затова внимавайте с размера на файловете. Ако вече имате комуникация с проверяващия, сигнализирайте му, че сте подали; ако не — не е задължително. Ако документите не се получат или са непълни, ще имате обаждане — това не е повод за стрес, а сигнал, че просто нещо трябва да се допълни.

И два практични съвета накрая: не се притеснявайте да се обадите на служителя, ако нещо ви е неясно. И бъдете готови на телефонно обаждане — срокът важи и за двете страни.

Фаза 3 — след проверката: актът и датата на регистрация

След като подадете документите в срок, дайте на проверяващия нужното време. По чл. 101, ал. 6 от ЗДДС НАП извършва проверката в срок до 7 дни от подаване на заявлението, и в срок до още 7 дни от приключване на проверката издава акта (или мотивиран отказ). Тоест законовата рамка е на два етапа, макар на практика често да се вмества в рамките на седмица. Обърнете внимание, че при добре написано домашно и представени в срок документи служителят от НАП също ще има достатъчно време да ги обработи — което често се оценява положително.

Пример от практиката: при последната доброволна регистрация подадох заявлението на 3 юли, а актът за регистрация ми беше връчен на 10 юли — точно в рамките на седем дни.

В края на процедурата получавате (пак по имейл, както искането) два документа: Акт за регистрация по ЗДДС, който констатира, че вече имате регистрация, и след него Уведомление за първия данъчен период — кой е първият ви период, за който да подадете първата справка-декларация по ЗДДС.

Коя дата се счита за дата на регистрация

Това е важно и често се разбира погрешно, защото правилото се промени. По новия чл. 103 от ЗДДС (в сила от 01.01.2026):

• при задължителна регистрация (чл. 96, ал. 1 и 2) за дата на регистрация се счита денят, следващ датата на надвишаване на прага — независимо кога е връчен актът;
• при регистрация по избор (чл. 100) — тъй като няма надвишаване на праг, за дата на регистрация се счита датата на връчване на акта.

Забележете разликата, защото много по-стари публикации още пишат „датата на връчване на акта“ за всички случаи — това вече е неточно за задължителната регистрация. Свързан детайл: по новия чл. 87 ЗДДС първият данъчен период вече започва от датата на регистрация, а не от датата на връчване на акта.

А какво правя между двете дати? При задължителната регистрация е възможно да сте регистрирани от по-ранна дата, но актът да пристигне няколко дни по-късно. За доставките в този междинен период законът предвижда специален ред за фактуриране и начисляване на ДДС (чл. 113 ЗДДС) — счетоводителят ви ще знае как да го приложи, така че няма от какво да се притеснявате.

И накрая — честито! Регистрацията е факт. При отказ, който в моята практика е рядкост, има съответните срокове за обжалване на решението на НАП.

Документи за регистрация по ЗДДС — домашното накратко

Ако прочетете само това — ето какво да имате готово преди да подадете заявлението:

• Изряден разговор със счетоводителя и ясно решение за вида регистрация.
• Пълна и безгрешна оборотна ведомост (готова, не „почти готова“).
• Справка за оборота по месеци — текуща и предходна година, с ясно виждащ се праг.
• Справка за оборота към ЕС (или декларация, ако липсва).
• Извадка от издадени фактури + плащания и договори по по-големите.
• Движение по банковите сметки за последните 12 месеца.
• Договори за заем, лицензи, договори за наем и с основни доставчици — ако има.
• Кратко обяснение за адреса на управление (нает/собствен).
• Правилно деклариран имейл за контакт с НАП (на управителя и/или счетоводителя).

Свързани статии от блога: Нови правила за ДДС регистрация през 2026 г. (кога и в какъв срок се подава заявлението) и Имате бизнес и не знаете дали да регистрирате фирмата си по ЗДДС (как да решите дали изобщо да се регистрирате).

Ако ви предстои регистрация по ЗДДС и искате документите да бъдат подготвени предварително, свържете се с нас — така проверката от НАП обикновено минава много по-спокойно и без излишно напрежение.

Източници

• Закон за данък върху добавената стойност (ЗДДС) — чл. 96, чл. 97а, чл. 100 (основания за регистрация); чл. 101, ал. 6 (срок на процедурата); чл. 103 (дата на регистрация); чл. 87 (първи данъчен период); чл. 113 (фактуриране в междинния период)
• Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (ДОПК) — чл. 22, ал. 6 (срок за представяне); чл. 37, ал. 2 и 3 (документи); чл. 56, ал. 1 и 2 (писмени обяснения)
• Национална агенция за приходите (НАП) — портал за електронни услуги и указания за регистрация по ЗДДС (nra.bg)

Тази статия има информационен характер и не представлява данъчна, счетоводна или правна консултация. Описаните срокове и практики отразяват личен опит и конкретни случаи; при вас процедурата може да протече по различен начин. Нормативната уредба и практиката на НАП може да се променят във времето. Препоръчвам да проверявате актуалното състояние на официалните източници или да се свържете с нас за индивидуален съвет според вашата ситуация.