Практически поглед към една от най-честите форми на контакт с НАП — какво искат, в какви срокове и как да общувате спокойно и в своя полза.

Получаването на писмо от НАП рядко радва някого. Но насрещната проверка е сред най-честите и по правило най-безобидни производства — стига да се подходи спокойно и подредено. В тази статия ще обясня какво всъщност представлява тя, защо идва, как да общувате с органите по приходите и къде са реалните капани, през които съм минавал в практиката десетки пъти.

Какво е насрещната проверка

Насрещната проверка е помощна контролна дейност, чрез която НАП събира информация от трети лица. Тя се извършва по повод вече започнало производство (проверка или ревизия) на друг данъкоплатец — обикновено ваш контрагент. На основание чл. 45 от ДОПК органите по приходите имат право да изискват сведения, документи и обяснения от трети лица, когато това е нужно за изясняване на факти по чуждото производство; писмените обяснения от трети лица са уредени в чл. 57 ДОПК.

Най-важното: при насрещна проверка вие не сте ревизираният и не сте обвинен в нищо. Вие сте източник на информация. Самото обстоятелство, че НАП ви е потърсила, не е основание за санкция. Затова и подходът е спокоен и делови, а не отбранителен.

Как пристига и кога „тече срокът“

Документът обикновено пристига по електронен път — като съобщение за връчване. Връчването се извършва чрез активиране (кликване и изрично потвърждение) на електронната препратка в съобщението или чрез изтегляне на документа от информационната система на НАП; датата на активиране се приема за дата на връчване (чл. 30, ал. 6 ДОПК). Важно е да знаете, че игнорирането не е изход. Ако не отворите съобщението, производството не спира — НАП стига до вас по друг ред (посещения на адреса за кореспонденция, а при неоткриване — прилагане на документа към досието по чл. 32 ДОПК). Резултатът е един: губите ценно време от срока за отговор, вместо да го спечелите. А самият срок за отговор е посочен в искането и се брои от връчването — в практиката най-често около 7 дни, а при по-обемна информация и до 14 дни. Затова е добре фирмата да има актуални и следени данни за контакт с НАП; аз препоръчвам дори отделен имейл само за НАП, за да не се изгуби писмото сред останалата кореспонденция — писах за това и в статията Проверка от НАП след заявление за ДДС регистрация. Практичен съвет: активирайте съобщението сутрин, а не в късния следобед. Денят на връчване не влиза в срока, така че часът не мести крайната дата — но ще имате пълен работен ден да разгледате искането. И внимавайте с петък или ден преди празник: срокът тече в календарни дни, а уикендът и празниците минават, без да можете да подготвяте документите.

Защо идва насрещната проверка

Най-често се проверяват фактури на търговски контрагенти — ваши доставчици или клиенти. Понякога е просто контролен преглед, за да се препотвърди информацията и от ваша страна. Но най-често поводът е несъответствие между данните, подадени от вас, и тези на контрагента — разминаване в дневниците по ДДС, в справките или в декларираните стойности.

Честно казано — грешката нерядко е у нас. Преди да приемем, че „проблемът е у другата страна“, струва си да се погледнем и ние. Типични наши грешки: неотразени кредитни известия, платени в брой (които няма как да се хванат през банката); чисто технически неточности — объркан номер на фактура или ЕИК; или контрагент, който си е сменил дружеството с нов ЕИК, но е запазил сходно или същото име, а ние продължаваме да осчетоводяваме на стария (класически случай — голям куриер, сменил правната си форма, но запазил името едно към едно; или фирма за почистване). Огледално — същите грешки се случват и от страната на контрагента. Затова насрещната проверка често е просто повод да се засверят два записа.

Как да комуникираме с НАП по време на проверката

Комуникацията в хода на проверката е добре да бъде предимно писмена — особено официалната. Ако органът по приходите поиска допълнителна информация, помолете искането да бъде отправено писмено, за да можете и вие да отговорите по същия начин. На практика не е рядкост служители на агенцията да звънят по телефона и да искат допълнителни обяснения. В такива случаи запазете добрия тон, но настоявайте официалните искания да бъдат проследими.

Защо? Защото подадените по официален ред писмени документи оставят следа и доказват, че исканията на НАП са изпълнени. Ако поисканите доказателства не бъдат представени в определения срок, органът по приходите може да приеме, че те не съществуват, и да прецени само наличните (чл. 37, ал. 4 ДОПК). Също така ако веднъж вече сте подали някаква информация към НАП, не сте длъжни да я представяте втори път — просто посочете номера (УИН) на производството, в което съответната информация, документ или обстоятелство вече е декларирано. Например договор за наем на обект — търговски или офис. Това е стандартно питане, а договорът може да е 10 страници с нотариална заверка, тежък и „неудобен“ файл. Просто посочете кога и при какви обстоятелства вече е бил приложен. Впрочем самото искане на НАП изрично го предвижда — да се посочи УИН на предходното производство.

Пример от практиката: служител на агенцията звъни и обяснява, че иска оборотна ведомост към бъдеща дата, опис на стоки и други документи във връзка с проверка на място и броене. В такава ситуация бъдете любезни, но поискайте информацията да бъде изискана писмено. Така ще имате доказателство какво точно е поискано и в какъв срок следва да го изпълните.

НАП понякога звъни за допълнителна информация и от скрити номера. Личната ми препоръка е да не водите съществена комуникация по такъв канал, колкото и да сте любопитни кой звъни. Тук става дума за официално производство и комуникацията следва да бъде официална и проследима. Вие сте декларирали данните си за контакт и общувате чрез тях; разумно е да очаквате същото и от проверяващия орган.

И както при ДДС регистрацията — отговаряйте по точките на искането: стегнато, разбираемо, без излишна информация. Представете исканите копия от фактури, плащания по тях, допълнителни протоколи и договори, ако има такива, съответните осчетоводявания. Ако документите са много е хубаво да направите и допълнителен опис в табличен вид за по-добра ориентация. НАП нерядко проверява договори за заем, за подизпълнения, за свързаност и т.н. – приложете всичко, което имате без излишна информация.

Двата трудни случая — недобросъвестни доставчици

Влизал съм и в такива сценарии. Ще спомена два от тях, при които чужда недобросъвестност може да ви въвлече в проверка, и заслужават внимание.

Първо — недекларирани от доставчика фактури към вас. Вие сте ползвали данъчен кредит, а доставчикът не е отразил фактурата в своя дневник за продажби. Възниква несъответствие и НАП може да постави под въпрос правомерността на кредита ви. Тук е важен балансът: самото обстоятелство, че доставчикът не е декларирал, по правило не прави автоматично вашия кредит неправомерен, ако сделката е реална и вие сте добросъвестни (това следва от установената съдебна практика). Но НАП може да оспори, затова трябва да докажете реалността на сделката — договор, плащане, приемане, счетоводно отразяване. В противен случай могат да последват неприятни за вас корекции с довнасяне и лихви не само по ЗДДС, но и по ЗКПО.

Второ — фиктивни фактури към вас, издадени „да се чисти склад“, за доставки, които реално не сте получавали. Тук защитата е обратна: доказвате, че такива сделки няма. Типичният въпрос на НАП в такива случаи е откъде фирмата има средства за подобни разходи при сравнително нисък оборот — тоест проверява се съответствието между разходите и реалния финансов капацитет.

Какво следва и какви са последиците

Резултатът от насрещната проверка се отразява в протокол. По правило, ако сделката е реална и документирана, за вас няма пряка неблагоприятна последица — вие сте съдействали с информация. Ако обаче не отговорите в срок, органът по приходите може да приеме, че поисканите доказателства не съществуват, и да формира изводите си само въз основа на наличните данни (чл. 37, ал. 4 ДОПК); като трето лице подлежите и на административна санкция за непредставяне на изискана информация. При установена по-голяма грешка с реално ощетяване на бюджета може да се търсят лихви, но в практиката често първо се дава възможност за доброволна корекция. При по-значими сделки между контрагенти най-често се иска допълнителна информация или документация, която да потвърди реалността на сделката.

Застраховайте спокойствието си — преди да е дошло писмо. Най-добрата защита срещу изненади е превенцията. НАП дава достъп през електронния портал сам да проверявате редовно за несъответствия между вашите данни и тези на контрагентите. Една такава регулярна самопроверка струва малко време, а спестява много: улавяте разминаването, докато е дребно и лесно за корекция, вместо да чакате да пристигне искане. По-спокойно е сам да си сверяваш данните, отколкото да разчиташ, че „при нас всичко е наред“. В нашия сайт, в раздел калкулатори сме публикували безплатен инструмент за бърза проверка на „несъответствията“ в декларираните ваши дневници покупки vs тези на доставчици.

Практически чеклист при насрещна проверка

• Насрещната проверка не е обвинение — вие сте източник на информация, не ревизираният.
• Следете данните си за контакт с НАП; отделен имейл само за НАП пести изгубени писма и пропуснати срокове.
• Отговаряйте писмено и по точките на искането — стегнато, без излишна информация.
• Вече подадена информация не се подава пак — посочете УИН на предходното производство.
• Проверете първо себе си: кредитни известия в брой, объркан ЕИК/номер, контрагент с нов ЕИК под старо име.
• При недобросъвестен доставчик — пазете доказателствата за реалността (или нереалността) на сделката.
• Правете си редовна самопроверка за несъответствия през електронния портал на НАП.

Разбира се, всеки случай е различен. При конкретна насрещна проверка или получено искане от НАП е добре да се консултирате със счетоводителя си, преди да отговорите. Навременният, точен и добре документиран отговор обикновено затваря темата спокойно — без излишна ескалация и без ненужно напрежение.

Източници:

ДОПК (чл. 30, 32, 37, 45, 57).